Debido al avance de la tecnología y de la digitalización de cada vez más tareas y procesos, las empresas de servicio técnico se enfrentan con la decisión de implementar herramientas que mejoren la eficiencia en la gestión de sus trabajos. Una de las áreas donde es más evidente esta transición es en las órdenes de trabajo utilizadas por las empresas para la asignación y gestión de los trabajos solicitados. Al día de hoy, son muchas las organizaciones que continúan utilizando papel para la generación de estas órdenes lo cual resulta contraproducente en muchos sentidos, ya que las órdenes pueden sufrir deterioros o extravíos y además generan altos costos de impresión y tiempos significativos empleados en generar las mismas.
Para esto, las Órdenes de Trabajo Digitales que brindan las distintas herramientas pensadas para optimizar el servicio técnico, son una gran opción para dejar de lado el papel y comenzar con la digitalización de la organización.
Beneficios de las Órdenes de Trabajo Digitales
- Acceso y movilidad mejorada: Las órdenes de trabajo en papel pueden limitar la movilidad del personal técnico al implicar el llevar una pila de documentos físicos, lo cual puede resultar incómodo y poco práctico. Por el contrario, las órdenes de trabajo digitales brindan el acceso instantáneo desde cualquier dispositivo móvil y tienen la posibilidad de almacenar y detallar más información, la cual los técnicos pueden consultar y actualizar en tiempo real de manera más rápida y eficiente, lo que se traduce como una mayor productividad.
- Registro y Seguimiento de Datos Precisos: En lo que respecta al servicio técnico, un aspecto crítico es en la gestión de los trabajos realizados es el registro preciso de lo sucedido y realizado en cada servicio. A través de las órdenes de trabajo digitales se evitan errores humanos y extravíos al poder registrar los datos de manera precisa que después pueden ser utilizados para generar reportes de actividad y evaluaciones de rendimiento.
- Comunicación y Colaboración eficiente: Las órdenes de trabajo digitales fomentan la comunicación y la colaboración en tiempo real, ya que los técnicos una vez realizados los trabajos puede compartir actualizaciones en cada órden, adjuntando imágenes y observaciones que le llegan al administrador o coordinador al instante, evitando la necesidad de esperar al final de la jornada para comentar lo sucedido, optimizando tiempos y evitando malentendidos.
- Almacenamiento y seguridad de documentos: Las órdenes de trabajo en papel son propensas a daños físicos o pérdidas, por lo cual poder mantener un registro organizado y seguro sobre los servicios brindados es clave para cualquier negocio. Para esto, las órdenes de trabajo digitales se almacenan de manera segura en la nube y servidores protegidos, lo que reduce el riesgo de pérdida y garantiza su disponibilidad a largo plazo.
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