¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo (OT) es un documento que especifica la tarea o servicio a realizar. Allí se detallan los datos para poder llevar a cabo una tarea, por ejemplo, se registran instrucciones, procesos o recursos. No obstante, esto dependerá de los requerimientos y necesidades de cada empresa.
Usualmente las órdenes de trabajo se confeccionan manualmente en papel por la persona responsable de la coordinación, en respuesta a la solicitud del cliente. Luego, dada la aprobación para la utilización de materiales o insumos, la OT se deriva al personal técnico o contratista para que realice el trabajo.
Aunque parezca sencillo, este proceso suele obstaculizar la fluidez del trabajo ¿Sabes cuánto tiempo toma generar una OT o redactar el informe para tu cliente? o ¿Cuántas veces se demora el trabajo, esperando la aprobación de los materiales?
Las empresas de servicio hoy cuentan con la posibilidad de agilizar la gestión de estos documentos gracias a las órdenes de trabajo digitales.
¿Qué función tiene una orden de trabajo digital?
La orden de trabajo no solo es un documento para programar las tareas, también permite supervisar el trabajo realizado y controlar la utilización de materiales. Una orden de trabajo digital es:
- Un registro del trabajo realizado por el técnico.
- Una garantía del servicio para el cliente.
- Un informe de desempeño para el supervisor.
- Un historial de las operaciones de la empresa.
¿Orden de trabajo digital o en papel?
Las órdenes de trabajo digitales (OTD) de Persat se pueden utilizar sin conexión a internet, por lo que la falta de datos móviles no es un problema.
A diferencia de las OT en papel, usando una OTD la persona responsable de la coordinación puede consultar de inmediato la disponibilidad del personal técnico para asignar el trabajo.
Por otro lado, el personal técnico o contratista no tendrá la necesidad de reescribir la información para generar un informe. Este se creará automáticamente y se podrá enviar en tiempo real al correo electrónico del cliente, si el trabajo fue finalizado.
Asimismo, la persona responsable del mantenimiento o la coordinación también recibirá una notificación con el estado del trabajo. Así, no tendrá que esperar a que finalice la jornada laboral para realizar una aprobación o recibir la devolución.
A su vez, el histórico de los datos quedará centralizado en la plataforma de Persat para acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. Persat genera gráficos de fácil lectura, pero además permite exportar la información y asignar a los usuarios roles con diferentes niveles de acceso a los datos.
Es decir, utilizando órdenes de trabajo digitales, la gestión de estos documentos y el acceso a la información será más rápido y fluido.
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